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Datenschutzerklärung

 

1. Vorbemerkung

Eine moderne Schule setzt heute eine Vielzahl von Verfahren und Systemen ein, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei ist uns Ihre Privatsphäre wichtig und wir gewährleisten den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, indem wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzerklärung sowie den anwendbaren Datenschutzgesetzen verarbeiten.

Zur sprachlichen Vereinfachung wird im Folgenden der Begriff des „Schülers“ verwendet. Selbstverständlich sind damit unsere „Schülerinnen und Schüler“ gemeint.

2. Geltungsbereich der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die gesamte Geschäftstätigkeit der Gemeinnützigen Genossenschaft Peter-Härtling-Privatgymnasium Nürtingen eG (einschließlich des Schulbetriebs) sowie für den Förderverein Peter-Härtling-Gymnasium e.V.

3. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der DS-GVO ist die Gemeinnützige Genossenschaft Peter-Härtling-Privatgymnasium Nürtingen eG. Unsere Kontaktdaten lauten: Sigmaringer Str. 15/1, 72622 Nürtingen, Telefon: +49 7022 / 503 50 50, Fax: +40 7022 / 503 50 519,  E-Mail: info@phg-nuertingen.de

Ansprechpartner für Belange des Datenschutzes: Prof. Dr.-Ing. Wilhelm Ruckdeschel, E-Mail: w.ruckdeschel@phg-nuertingen.de 

4. Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

4.1. Zwecke der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von Daten erfolgt im Wesentlichen zur Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen gegenüber Eltern, Schülern, Mitarbeitern und Genossenschaftsmitgliedern. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen unter Abwägung mit Ihren Interessen (z.B. wenn Sie uns als Interessent kontaktieren). In manchen Fällen sind wir rechtlich zur Verarbeitung von Daten verpflichtet (z.B. zur Weitergabe von Daten an Schulbehörden). In allen anderen Fällen benötigen wir von Ihnen eine gesonderte Einwilligung zur Datenverarbeitung (z. B. zur Veröffentlichung von Fotos auf unserer Homepage), vgl. Abschnitt 5.

4.2. Informationen, die Sie uns mitteilen

Sie können unsere Webseiten besuchen, ohne uns mitzuteilen, wer Sie sind. Um unsere Webseiten darstellen zu können, ist es lediglich erforderlich, die von Ihrem Browser an unseren Server übermittelten Daten zur Verfügung zu stellen. Weitere personenbezogene Daten von Ihnen werden nur dann gespeichert, wenn Sie diese freiwillig auf der Website eingeben, z.B. bei Eingaben über unser Kontaktformular. Diese Daten werden mit Ihrer Einwilligung ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Nachricht genutzt und gespeichert (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DS-GVO). Eine Nutzung für andere Zwecke oder eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, Sie stimmen dem ausdrücklich zu (Einwilligung).

Bei jedem Zugriff auf unseren Webauftritt speichern wir folgende Informationen über Ihren Computer: Die IP-Adresse Ihres Computers, die Anfrage Ihres Browsers sowie die Zeit dieser Anfrage. Außerdem werden der Status und die übertragene Datenmenge im Rahmen dieser Anfrage erfasst, darüber hinaus Produkt- und Versionsinformationen über den verwendeten Browser und das Betriebssystem ihres Computers. Wir erfassen weiter, von welcher Website aus der Zugriff auf unsere Seite erfolgte. Die IP-Adresse Ihres Computers wird dabei nur für die Zeit Ihrer Nutzung der Website gespeichert und im Anschluss daran unverzüglich gelöscht oder durch Kürzung anonymisiert. Die übrigen Daten werden für eine begrenzte Zeitdauer gespeichert. Wir verwenden diese Daten für den Betrieb unserer Website, insbesondere um Fehler der Website festzustellen und zu beseitigen, um die Auslastung der Website festzustellen und um Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen.

Im Vorfeld, zu Beginn und während des Vertragsverhältnisses teilen Sie uns Daten mit, die wir zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen benötigen. Typische Daten sind beispielsweise:

  • Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Geburtsdatum, Konfession
  • Bankverbindung
  • Angaben zur bisherigen Schullaufbahn und schulischen Leistungen des Kindes
  • Gesundheitliche Angaben zum Kind, z.B. Unverträglichkeiten
  • Angaben zum Sorgerecht

4.3. Informationen, die während des Vertragsverhältnisses entstehen

Während des Vertragsverhältnisses bzw. der Mitgliedschaft entstehen weitere Daten, die zur Erfüllung unseres Vertrages verarbeitet werden müssen. Typische Daten sind beispielsweise:

  • Schulische Leistungen (z.B. Noten)
  • Fehltage, Entschuldigungen
  • Informationen über medizinische Indikationen, die Sie uns mitteilen
  • Informationen über das Verhalten / die Disziplin des Schülers
  • Gesprächsnotizen
  • Abwicklungsdaten aus Zusatzdiensten (insb. Essen in der Mensa)
  • Informationen, die Sie uns per Post, der Fax oder per E-Mail senden
  • Zahlungsdaten

4.4. Informationen, die wir über Sie bzw. Ihr Kind aus anderen Quellen erhalten

In Einzelfällen erhalten wir Informationen aus anderen Quellen, z.B.:

  • Informationen von früher besuchten Schulen
  • Informationen von Jugendämtern

4.5. Weitergabe von Daten

Zur Erfüllung unserer Vertragsverhältnisse, aus gesetzlichen Pflichten und für eine an Schulen übliche und zweckdienliche Kommunikation ist die Weitergabe bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen oder Ihrem Kind an Dritte erforderlich, z.B.:

  • Die Elternvertreter Ihrer Klasse  erhalten die E-Mail-Adresse, die Sie bei der Anmeldung als Kontaktadresse angegeben haben.
  • Welche Kontaktdaten die anderen Eltern Ihrer Klasse erhalten, entscheiden Sie selbst (durch Eintrag in eine Liste beim ersten Elternabend im Schuljahr).
  • Bei einem Schulwechsel erhält die neue Schule von uns Daten gemäß Schulgesetz (insb. Noten, Zeugnisse).

Zur Erfüllung unserer Vertragsverhältnisse ist auch die Auftragsverarbeitung durch Dritte erforderlich, z.B. wenn benötigte Softwaresysteme nur oder kostengünstiger im Outsourcing angeboten werden. Unsere Auftragsverarbeiter sind ebenfalls zur Einhaltung der DS-GVO verpflichtet. Beispiele für Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten am PHG sind:

  • Lohn- und Mitgliederbuchhaltung
  • Mensa-Bestell- und –Abrechnungssystem
  • Stundenplanung
  • Terminkalender
  • Homepage

4.6. Speicherdauer

Für die Festlegung der Speicherdauer Ihrer Daten verwenden wir u.a. folgende Kriterien:

  • Steuer-, handels- und genossenschaftsrechtliche Aufbewahrungspflichten (häufig 6 Jahre / 10 Jahre)
  • Schulrechtliche Aufbewahrungspflichten
  • Datenschutzrechtliche Löschpflichten
  • Sofern Spielräume  zwischen Aufbewahrungs- und Löschpflichten bestehen, legen wir die Speicherdauer so fest, dass unser Verwaltungsaufwand minimiert wird.

5. Veröffentlichung

Um den Transparenzpflichten der DS-GVO zu entsprechen, weisen wir Sie darauf hin, dass wir personenbezogene Daten von Ihnen bzw. Ihrem Kind in folgender Weise verarbeiten. Wir beachten dabei das Prinzip der Datensparsamkeit (z.B. werden Fotos zusammen mit Namensangabe nur veröffentlicht, wenn es für die Namensangabe ein berechtigtes Interesse gibt).

Mit dem Begriff „Veröffentlichung“ werden im folgenden alle Verarbeitungen bezeichnet, bei denen die Öffentlichkeit die Möglichkeit des Zugriffs auf personenbezogene Daten bekommt oder zumindest bekommen kann, insbesondere:

    a) Darstellung auf der Homepage des PHG

    b) Darstellung in der Presse (in der Regel: regionale Presse)

    c) Darstellung im Newsletter, Schülerzeitung, Abiturzeitung, Jahrbuch (etc.) des PHG

    d) Darstellung in Rundfunk und Fernsehen

Personenbezogene Daten werden zu folgenden Zwecken veröffentlicht:

  1. Fotos Ihres Kindes (ohne Angabe des Namens, evt. Angabe der Klasse) können zum Zwecke der Außendarstellung der Schule veröffentlicht werden.
  2. Wenn Ihr Kind eine Belobigung oder einen Preis erhält, eine andere außergewöhnliche Leistung erbracht hat oder das Abitur bestanden hat, kann der Name Ihres Kindes zum Zwecke der Außendarstellung der Schule veröffentlicht werden.
  3. Wenn Sie eine Veranstaltung des PHG besuchen (z.B. Sommerfest, 10-Jahres-Feier etc.), werden i.d.R. im Auftrag des PHG Fotos gemacht. Fotos von Ihnen und/oder Ihrem Kind (ohne Angabe des Namens) können zum Zwecke der Außendarstellung der Schule veröffentlicht werden. Für die Veröffentlichung von Fotos (z.B. auf Facebook), die bei der Veranstaltung privat entstehen (z.B. durch Schüler oder andere Teilnehmer), ist das PHG nicht verantwortlich. 
  4. Wenn Sie eine haupt-, neben- oder ehrenamtliche Aufgabe im PHG übernommen haben, kann Ihr Name und Ihre Funktion zum Zwecke der Information der Schulangehörigen und zum Zwecke der Außendarstellung der Schule veröffentlicht werden. Zu diesen Aufgaben/Personengruppen zählen insbesondere: Klassensprecher, Elternvertreter, Lehrkräfte, Mitarbeiter, Schulleitung, Vorstand der PHG-Genossenschaft, Aufsichtsrat der PHG-Genossenschaft, Vorstand des PHG-Fördervereins.
  5. Mitarbeiter des PHG: Ihr Foto kann mit Namens- und Funktionsangabe (bei Lehrkräften: Fächer und ggf. Zusatzaufgaben) veröffentlicht werden.

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie nach Art. 7 DS-GVO das Recht haben, bereits erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft  jederzeit ganz oder teilweise zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung hat für Sie bzw. Ihr Kind keine direkten, nachteiligen Auswirkungen auf die Vertragserfüllung durch das PHG. Bedenken Sie aber bitte vor einem Widerruf, dass für die positive Entwicklung einer Privatschule die Darstellung in der Öffentlichkeit, insbesondere durch Homepage und Presse, sehr wichtig ist, und dass der Schule durch Ausnahmefälle erheblicher Mehraufwand entsteht (was gilt für wen?) und dass Sie ggf. eine Ausgrenzung bzw. Sonderrolle Ihres Kindes bewirken (wenn beispielsweise ein bestimmtes Kind nicht fotografiert werden darf: Soll es dann auf dem Klassenfoto fehlen ? etc.).

Im Falle eines Widerrufs benennen Sie bitte konkret den betroffenen Verarbeitungszeck (Ziffer 1-5).

Durch einen Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung erfolgten Verarbeitung/Veröffentlichung bis zum Widerruf nicht berührt. Zur Umsetzung eines Widerrufs einer Einwilligung (z.B. Löschung von Fotos / Daten von unserer Homepage) räumen Sie uns eine Bearbeitungszeit von vier Wochen ein, Schulferien zählen nicht zur Bearbeitungszeit.

6. Einwilligungen

Bis zur Vollendung des 16. Lebensjahres können nur die Erziehungsberechtigten Einwilligungen erklären. Zwischen dem vollendeten 16. und dem 18. Lebensjahr können Einwilligungen sowohl vom Schüler als auch von den  Erziehungsberechtigten erklärt werden, ab dem vollendeten 18. Lebensjahr nur durch den Schüler.

7. Online-Bewerbung

Sie können sich schriftlich als auch direkt über unsere Website bei uns bewerben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DS-GVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Sie haben die Möglichkeit, uns Ihre Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf, Qualifikationsnachweise usw. vertraulich per Post zuzusenden. Alternativ können Sie uns diese Unterlagen auch per E-Mail zusenden. Bitte beachten Sie hierbei, dass bei einer Versendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail technisch bedingt die Vertraulichkeit während des elektronischen Transports nicht zugesichert werden kann. Ihre Daten werden in unserem Hause streng vertraulich behandelt werden ausschließlich zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Nachricht genutzt und gespeichert. Eine Nutzung für andere Zwecke oder eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, Sie stimmen dem ausdrücklich zu (Einwilligung). Bewerbungsunterlagen werden für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert. Bei einer Absage löschen wir Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Absage bzw. senden nichtelektronische Unterlagen an Sie zurück.

8. Internetseiten anderer Anbieter / Links

Diese Internetseite enthält auch Links oder Verweise auf Internetauftritte Dritter. Diese Links zu den Internetauftritten Dritter stellen keine Zustimmung zu deren Inhalten durch den Herausgeber dar. Es wird keine Verantwortung für die Verfügbarkeit oder den Inhalt solcher Internetauftritte übernommen und keine Haftung für Schäden oder Verletzungen, die aus der Nutzung - gleich welcher Art - solcher Inhalte entstehen. Mit den Links zu anderen Internetauftritten wird den Nutzern lediglich der Zugang zur Nutzung der Inhalte vermittelt. Für illegale, fehlerhafte oder unvollständige Inhalte und für Schäden, die aus der Nutzung entstehen, haftet allein der Anbieter der Seite, auf welche verwiesen wurde.

9. Eingebettete Inhalte von Dritten

Sofern auf unseren Webseiten Inhalte von Drittanbietern wie etwa Google Maps oder Google Übersetzer dargestellt werden, ist für die Zurverfügungstellung dieser Inhalte und der Anzeige in Ihrem Browser die Übermittlung Ihrer IP-Adresse und die unter 4.2. dargestellten Inhalte an den Drittanbieter erforderlich. Wir haben keinen Einfluss auf Datenverarbeitungen bei dem Drittanbieter. Sofern Sie bei dem Drittanbieter mit einem Nutzerkonto angemeldet sind, kann der Drittanbieter Ihr Nutzerverhalten Ihrem Nutzerkonto zuordnen. Gegebenenfalls speichert der Drittanbieter Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Widerspruchsrechte gegen die Bildung dieser Nutzerprofile müssen Sie an den Drittanbieter richten.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Drittanbieter erhalten Sie in dessen Datenschutzerklärung. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre.

10. Analysesoftware (Google Analytics)

Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Die Benutzung erfolgt auf der Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f. DSGVO. Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Webseite durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung der Webseite wie

  • Browser-Typ/-Version,
  • verwendetes Betriebssystem,
  • Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
  • Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse),
  • Uhrzeit der Serveranfrage,

werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Wir haben zudem auf dieser Webseite Google Analytics um den Code „anonymizeIP“ erweitert. Dies garantiert die Maskierung Ihrer IP-Adresse, sodass alle Daten anonym erhoben werden. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Information benutzen, um Ihre Nutzung der Webseite auszuwerten, um Reports über die Webseiten-Aktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Webseiten-Nutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Webseitenbetreiber zu erbringen. Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall möglicherweise nicht sämtliche Funktionen dieser Webseite vollumfänglich werden nutzen können.

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Webseite bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de. Alternativ zum Browser-Add-On, insbesondere bei Browsern auf mobilen Endgeräten, können Sie die Erfassung durch Google Analytics zudem verhindern, indem Sie auf folgenden Link klicken bzw. in der Adresszeile Ihres Browsers eingeben:

<a href=”javascript:gaOptout()”>Google Analytics deaktivieren</a>

Dadurch wird ein Opt-Out-Cookie gesetzt, das die zukünftige Erfassung Ihrer Daten beim Besuch dieser Website verhindert. Der Opt-Out-Cookie gilt nur in diesem Browser und nur für unsere Website und wird auf Ihrem Gerät abgelegt. Löschen Sie die Cookies in diesem Browser, müssen Sie das Opt-Out-Cookie erneut setzen.

Wir nutzen Google Analytics weiterhin dazu, Daten aus Double-Click-Cookies und auch AdWords zu statistischen Zwecken auszuwerten. Sollten Sie dies nicht wünschen, können Sie dies über den Anzeigenvorgaben-Manager (http://www.google.com/settings/ads/onweb/?hl=de) deaktivieren.

Weitere Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit Google Analytics finden Sie etwa in der Google Analytics-Hilfe (https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de).

11. Ihre Rechte

Ihnen stehen unter anderem gesetzliche Ansprüche auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu. Außerdem können Sie eine gegebenenfalls abgegebene Einwilligung in die Verarbeitung jederzeit widerrufen und sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren.

Die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörde lauten derzeit:

Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Dr. Stefan Brink, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/online-beschwerde/

Falls Sie vermuten, dass von dieser Website aus eines Ihrer Schutzrechte verletzt wird, informieren Sie bitte die in Abschnitt 3. genannten Ansprechpartner, damit dies zügig geklärt und behoben werden kann.

12. Quellennachweis

Für diese Datenschutzerklärung haben wir uns Anregungen geholt und Textbausteine verwendet von:

Xing, Pädagogium Baden-Baden, Naegele – Kanzlei für Arbeitsrecht, 121watt.de.

Die Nutzung unserer Datenschutzerklärung ist unter Angabe der Quelle („Peter-Härtling-Privatgymnasium Nürtingen“) erlaubt, wir bitten im Gegenzug um Hinweise zur Optimierung der Erklärung.  Wir übernehmen dabei keinerlei Haftung.